Qualunque sia l’evento che state realizzando o a cui parteciperete, qualunque sia il target a cui vi state rivolgendo, è giunto il momento di ragionare anche dal punto di vista social. Ecco alcuni pratici consigli per rendere un evento social e ottenere engagement per il vostro Brand.
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A tutti voi sarà capitato di partecipare a qualche evento nella vita, non farete quindi fatica ad immaginarvi una situazione che possa essere riconducibile a quello di cui vogliamo parlare oggi. Tuttavia spesso viene sottovalutato l’aspetto social e la sua capacità di ampliare gli strumenti e gli scenari di comunicazione. È bene avere le idee chiare, se si vogliono raggiungere obiettivi concreti, anche in quei casi in cui si è coinvolti attivamente come partner (ad esempio con un proprio “stand”) o come relatori. Ognuna di queste situazioni va affronata in modo diverso, ma ognuna può portare a importanti benefici per il proprio Brand se viene ben sfruttata anche la componente social. Cerchiamo quindi di capire cosa significa sviluppare un evento dal punto di vista social, tralasciando il lato organizzativo.
Prima di continuare vorremmo rispondere ad una tipica domanda che potreste porvi durante la lettura di questo articolo: perché documentare un evento sui canali social se le persone lo vivranno in prima persona? Senza arrivare ad un trattato di socialità, potremmo dare una spiegazione molto semplice, ossia che il mondo social permette un coinvolgimento prima, durante e dopo l’evento. Inoltre, la maggior parte delle persone è ormai abituata a condividere le proprie esperienze attraverso i social, anche con chi non le sta vivendo insieme a loro. In questo modo si può ottenere una maggior risonanza verso l’esterno e un coinvolgimento completo, difficile da ottenere con un evento pensato e sviluppato solo in modo “tradizionale”. Creare album fotografici, inserire video, scrivere post, taggare persone o altre pagine, stimolare la conversazione, raggiungere i propri fan sono tutte cose che si possono fare al meglio solo utilizzando i canali social.
Qualunque sia la modalità e il tipo di evento o il ruolo con cui lo si affronta, la prima cosa da stabilire è attraverso quale o quali canali social raccontarlo per esaltarne le caratteristiche. Le possibilità sono differenti, alcune integrano diversi social, altre ne prevedono solo uno. La cosa importante è sceglierlo con attenzione valutando le peculiarità di ciascuno per ottenere il massimo dell’efficacia. In questo articolo ci concentreremo su Facebook e su come utilizzarlo al meglio.
Volendo creare un ordine dei compiti, potremmo dire che la prima cosa da fare, come in ogni attività di comunicazione, è quella di definire degli obiettivi concreti, ambizioni ma raggiungibili trovando il modo di parametrizzarli con valori misurabili. Engagement, risonanza, passaparola, incremento dei propri fan, post per dare visibilità a temi o situazioni che interessano maggiormente facendo emergere il proprio punto di vista, sono solo alcuni esempi. Ogni evento ha diverse regole e caratteristiche così come il target che vi partecipa, studiateli attentamente prima di cominciare. Sulla base dei propri obiettivi e dell’organizzazione dell’evento stesso, sarà necessario definire le linee guida della comunicazione ed il piano editoriale dei contenuti.
Lo step successivo sarà stabilire il team che dovrà occuparsene e ripartire delle mansioni precise. A seconda del vostro grado di coinvolgimento, dell’attività da sviluppare e degli obiettivi che vi siete prefissati, potrà essere sufficiente una sola persona, oppure un pool di persone che lavorano in sintonia.
A questo punto è importante passare all’identificazione o all’ideazione (se siete i creatori dell’evento) dell’hashtag (ufficiale) che servirà a legare ogni post, commento, fotrogafia, video… all’evento, facilitandone la ricerca da parte degli utenti. Ad esempio se il vostro evento si chiama “Viva Le Polpette di Nonna Gina”, potrete utilizzare l’hashtag #polpettegina: un hashtag chiaro, strettamente correlato, univoco, abbastanza breve, memorabile. Se l’evento ha più argomenti in contemporanea affiancate un secondo hashtag specifico. Attenzione che nel corso dell’evento potranno nascere nuovi hashtag. State all’erta e se la cosa può dare maggiore rilevanza, sfruttateli anche voi invece di contrastarli. Non è detto infatti che un hashtag ufficiale definito a priori rimanga tale o abbia maggior visibilità per tutto l’evento. Inoltre non perdete l’occasione, qualora vi capiti, di utilizzare anche hashtag più comuni per ampliare i confini dell’evento e cercare di attirare e colpire persone che non necessariamente partecipano all’evento ma che in un qualche modo possono essere interessate dai temi trattati. Ma siate sempre coerenti. Infine ricordate che l’hashtag deve essere unico, ovvero deve essere mantenuto tale e quale su tutte le piattaforme usate per il racconto così da dare continuità e mantenere un filo conduttore.
Ora che avete il vostro hashtag un altro aspetto fondamentale sarà definire una pagina specifica o dedicata dove “postare” tutte le info relative all’evento ed iniziare a raccontare il work in progress, magari coinvolgendo il pubblico attraverso domande specifiche sulla scelta degli allestimenti, la scelta di un relatore piuttosto di un altro, mostrare in anteprima un gadget o chiedere quale tema si preferisce per il proprio “workshop”. In questo modo le persone possono sentirsi parte integrante dell’iniziativa.
La pagina dell’evento inizia così ad arricchirsi di contenuti. A questo punto potete iniziare a promuoverla per attirare visite e like, ottenere commenti e informare le persone sugli sviluppi. Questa parte è molto importante ed è il primo passo per generare nuovi lead (liste di contatti) da coinvolgere non solo per l’evento specifico che si sta lanciando, ma anche per occasioni future. Per un approfondimento di questo argomento potete leggere anche: “Generare lead e vivere felici e contenti”.
La promozione dell’evento in chiave social può avvenire in diversi modi, non necessariamente solo attraverso Facebook. Se avete delle liste di contatti potete ad esempio inviare delle DEM (direct e-mail marketing) specifiche per spiegare l’evento, incuriosire e attirare visite diffondendo l’hashtag. Potrete creare una landing page o scrivere una news nella home page del vostro sito o addirittura realizzare un progetto web dedicato. Insomma le cose che potete fare per iniziare a suscitare l’interesse sono davvero molte, l’importante è iniziare con largo anticipo, a ridosso dell’evento è troppo tardi per ottenere risultati concreti. Dovete fare in modo che si crei l’aspettativa per una data precisa.
Il giorno dell’evento l’attività entra nel vivo e tutto avviene in prima linea. Per sfruttare al meglio le potenzialità di Facebook, l’evento, se lo permette, dovrà essere scrupolosamente documentato anche attraverso riprese video e fotografiche e caricate in tempo reale. Sul luogo dell’evento dovranno essere presenti, in punti strategici, cartelli con l’hashtag ufficiale, per ricordare alle persone che possono connettersi, vedere, commentare e condividere per mostrare ad amici e colleghi quello che stanno facendo. Il team in questa fase gioca un ruolo fondamentale, deve saper gestire ogni attimo, conducendo e fungendo da moderatore, spingendo i partecipanti e i protagonisti dell’evento a diventare utenti attivi delle conversazioni.
Una volta che l’evento è passato, il lavoro non è però ancora concluso. Tutto il materiale raccolto e non caricato “live”, dovrà essere inserito nella pagina ufficiale. Con l’occasione, si potranno ricontattare le persone, sempre attraverso DEM o con gli strumenti diretti di Facebook, per ricordargli che possono rivivere le emozioni, trovare foto che li ritraggono, scrivere commenti sull’evento stesso appena trascorso, ringraziare e altre iniziative che possono suscitare coinvolgimento.
Infine vorremmo riportarvi un esempio concreto: scoprite come BitDesign ha raccontato l’evento CEO INVITATIONAL tenutosi al Golf Club di Varese il 25 settembre 2015, dove è stato partner e sponsor insieme a nomi prestigiosi come Banca Generali, Visa, Land Rover. Visitate la pagina Facebook di BitDesign, e digitate l’hashtag ufficiale #CEOinvitational.
